Adjudifikasi Surat Cara

1.         Pengenalan

Akta 378, Akta Setem 1949 merupakan satu akta yang digubal dibawah Perlembagaan Persekutuan, Perkara 76(4) yang dipakai di seluruh Malaysia. Akta ini memberi kuasa kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri dalam memungut cukai yang melibatkan sebarang perjanjian yang mewujudkan kontrak diantara 2 pihak atau lebih. Ianya melibatkan kontrak pemilikan mana-mana harta alih dan harta tak alih. Secara umumnya, salah satu sebab sesuatu perjanjian, akuan, suratikatan dan lain-lain persetujuan dibuat secara bertulis dan di letakkan setem di bawah akta ini ialah untuk memudahkan pengurusan persetujuan itu kelak. Ini kerana tanpa didokumenkan dan disetemkan maka amat sukar pihak-pihak yang berkenaan untuk mengemukakan dan membuktikan apa yang telah dipersetujui. Seterusnya apabila didokumenkan maka satu masaalah utama seperti dinyatakan di atas telah dapat diatasi. Namun halangan berikutnya ialah: Apabila berlaku pertikaian maka pihak-pihak akan merujuk kepada apa yang telah didokumenkan (terutamanya perjanjian), terutamanya apabila pertikaian itu dirujuk kepada mahkamah. Secara khususnya kepentingan pengseteman adalah seperti berikut:

Pertama, mengelak daripada dikenakan denda mengikut peruntukan dibawah seksyen 63 Akta. Seksyen 63 memperuntukkan seperti berikut:

         “63(1) Mana-mana orang yang –

(a)dengan tujuan mengelak bayaran duti, menyedia, membuat, melaksana atau menandatangani, selain daripada sebagai saksinya, mana-mana suratcara walau apapun jenisnya yang dikenakan duti tanpa ianya disetemkan sewajarnya; atau

(b)telah menyedia, membuat, melaksana atau menandatangani, selain daripada sebagai saksinya mana-mana suratcara walau apapun jenisnya yang dikenakan duti, tanpa alasan yang sah, gagal melaksanakan penseteman sewajarnya baginya dalam masa suratcara itu boleh disetemkan tanpa penalti dibawah Akta ini; atau

(c) ……… boleh dikenakan denda tidak melebihi satu ribu lima ratus ringgi”

Kedua, bagi membolehkan dokumen-dokumen berkenaan diterima sebagai keterangan di mahkamah, terutama semasa dikemukakan sebagai keterangan dalam tindakan sivil (terutama menuntut gantirugi) diantara pihak-pihak. Ini penting kerana menurut peruntukan Seksyen 52 Akta Setem 1949, suratcara yang tidak disetemkan sewajarnya tidak boleh diterima sebagai keterangan (kecuali didalam kes-kes jenayah⁵, atau apabila suratcara atau dokumen berkenaan disetemkan kemudiannya setelah membayar penalty^. Dengan itu, menurut seksyen 52 tersebut, suratcara yang dikenakan duti setem (tetapi telah tidak disetemkan secukupnya atau tidak disetemkan) tidak boleh dijadikan keterangan primer atau didaftarkan, atau diakusah oleh mana-mana pegawai awam.

2.         Definisi adjudikasi dan surat cara

Adjudikasi merupakan penaksiran sesuatu suratcara yang digariskan di dalam Jadual Pertama Akta ini. Jadual Pertama ini mengariskan jumlah bayaran yang diperlu dibayar oleh pihak-pihak yang terlibat dalam mewujudkan sesuatu surat cara dalam bentuk Setem Hasil yang boleh didapati di Pejabat Pos Malaysia (Lihat Lampiran 1- Jadual Pertama). Penseteman adalah dengan cara merekatkan setem hasil atau secara kaedah franki dibahagian hadapan (yakni muka depan) surat cara/dokumen. Salinan dokumen (yakni dalam bentuk salinan bandingan atau salinan rangkap tidaklah dianggap telah disetemkan sewajarnya walaupun salinan pertamanya telah disetemkan sewajarnya. Menurut peruntukan Seksyen 12 Akta Setem 1949, salinan bandingan atau salinan rangkap itu hanya boleh diterima sebagai keterangan jika ianya disetemkan seperti salinan asal, atau satu perakuan di atasnya dibuat oleh Pemungut Hasil yang menyatakan bahawa amaun penuh dan duti yang betul telah pun dibayar bagi salinan asal kepada salinan bandingan atau salinan rangkap berkenaan.

Menurut Seksyen 1(tafsiran), Akta Setem 1949, Surat cara bermaksud termasuk tiap-tiap dokumen bertulis. Secara umumnya, surat cara boleh dikategorikan kepada 2 jenis iaitu:

            i)          Surat cara di bawah mana-mana statut.

            Surat cara ini bermaksud borang-borang yang perlu diperuntukan mana-mana undang-undang yang berkuatkuasa di dalam mana-mana urusan yang melibatkan apa-apa urusan yang mengesahkan pendaftaran. sebagai contoh borang-borang Urusniaga di bawah Kanun Tanah Negara 1965 seperti Borang 14A (Pindahmilik), Borang 14B (Pindahmilik gadaian), Borang 15A (Pajakan Tanah), Borang 16A (Gadaian) dan lain-lain yang melibatkan pendafatarnnya di dalam hakmilik tanah. Selain daripada itu, pengseteman juga perlu dilaksanakan di atas undang-undang lain yang berkuatkuasa seperti undang-undang pengangkutan, insuran, pendaftaran syarikat dan sebagainya.

ii)         Surat cara/dokumen lain.

            Ianya melibatkan mana-mana nota kontrak, perjanjian, affidavit, Akuan Berkanun, perjanjian, memorandum, Surat Kuasa Wakil, cek, polisi insuran dan sebagainya. Ianya melibatkan pengwujudan kontrak antara beberapa pihak samada diantara orang perseorangan, syarikat-syarikat, Badan Berkanun ataupun kerajaan negeri/persekutuan. Pengesahan kontrak menjadi sah di mahkamah melalui pengseteman atau mati setem. Surat cara ini mempunyai beberapa syarat di dalm kontrak yang dipersetujui oleh pihak-pihak yang terlibat. Berkuat kuasa 1hb Januari 2009, bayaran adjudikasi surat cara RM10 tidak lagi dikenakan.

3.         Pemungut dan Timbalan Pemungut Duti Setem

Menurut Seksyen 3, Akta Setem 1949, Pemungut dan Timbalan Pemungut Duti Setem adalah mereka yang dilantik oleh Ketua Pengarah Hasil Dalam Negeri yang dirujuk di dalam Seksyen 134(1) Akta Cukai Pendapatan 1967. Menteri Kewangan juga boleh melalui pemberitahuan dalam Warta, melantik sebilangan Timbalan Pemungut Duti Setem yang sedemikian sebagimana yang difikirkan wajar untuk menjalankan kuasa pengeseteman di bawah Akta ini. Di dalam pentadbiran tanah, Timbalan Pemungut Duti setem merupakan Pentadbir Tanah di daerah itu sendiri. Beliau diwartakan sebagai Timbalan Pemungut Duti Setem terhadap mana-mana urusniaga tanah berdasarkan nilaian tanah tersebut yang diperolehi melalui Jabatan Perkhidmatan Dan Penilaian Harta negeri berkenaa.

4.         Tanggungjawab Pengseteman

Bagi hal ehwal urusniaga tanah, menurut peruntukan Kanun Tanah Negara 1965, mana-mana orang/ badan atau syarikat yang melaksanakan urusniaga tanah iaitu pindahmilik, gadaian, pajakan dan sebagainya perlu melaksanakan pengesteman sebelum urusniaga itu di daftarkn dengan sempurna. Sebagai contoh, apabila sesuatu harta tanah dipindahmilik, penerima pindah milik dikenakan Duti Setem. Duti Setem dibayar berasaskan kepada harga harta tanah tersebut atau nilai pasarannya, yang mana Iebih tinggi. Perkara ini diperuntukkan di bawah Jadual Pertama Akta Setem, 1949 (Akta 378). Kadar duti dikira seperti berikut:

• 1% bagi RM100,000 pertama;
• 2% bagi RM400,000 berikutnya; dan
• 3% bagi baki berikutnya.

Pihak yang bertanggungjawab ke atas pentadbiran, perkiraan dan pungutan duti ini ialah Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Peranan JPPH adalah menilai harta tanah terlibat bagi menentukan nilai pasarannya. Tarikh nilaian ialah pada tarikh penyempurnaan Perjanjian Jual Beli, jika tiada perjanjian jual-beli, ia adalah tarikh penyempurnaan instrumen pindahmilik. Penerima pindahmilik boleh memudahkan proses penilaian dengan:-

• Memastikan semua borang terlibat diisi dengan Iengkap dan sempurna;
• Menyertakan sesalinan Perjanjian Jual Beli dan sesalinan hakmilik tanah.

LHDN akan merujuk borang berkenaan kepada JPPH. Pegawai JPPH kemudian akan menilai harta tanah tersebut dan melapor kepada LHDN yang akan memaklumkan jumlah duti yang kena dibayar. Sekiranya terdapat sebarang rayuan terhadap nilaian, ia boleh dirujuk secara bertulis kepada LHDN dan sesalinan kepada JPPH.

Selain daripada urusniaga tanah, mana-mana surat cara menjadi tanggungjawab setiausaha syarikat/pendaftar, Seksyen 52(1) Akta Setem 1949 melarang pendaftaran, penerimaan atau pengiktirafan mana-mana surat cara yang tidak disetemkan dengan sempurna. Sekiranya tugas anda termasuk mendaftar, menerima atau mengiktiraf surat cara pindah milik syer dan surat ikatan penyerahhakan, sila hubungi Timbalan Pemungut Duti Setem untuk menentukan sama ada surat cara tersebut dikenakan duti tetap atau duti ad valorem. Kegagalan untuk mematuhi seksyen tersebut boleh dikenakan hukuman bawah seksyen 69(2) dengan denda yang tidak melebihi RM1500.Tanggungjawab peguam, sekiranya terdapat sebarang keraguan terhadap perkara-perkara teknikal atau prosedur-prosedur, sila hubungi Timbalan Pemungut Duti Setem untuk mendapatkan penjelasan. Kerani atau penghantar dokumen tidak sepatutnya diarah untuk mewakili syarikat dalam isu-isu teknikal dan prosedur-prosedur mengenai pengenaan setem. Sila pastikan juga prosedur bayaran di Pejabat Setem Cawangan / Pusat Khidmat Hasil dipatuhi dengan mengemukakan cek clients' account yang tidak bermasalah.

5.         Cara pembayaran

Menurut seksyen 33(a) Akta Setem 1949, duti setem hendaklah dibayar oleh orang atau pihak yang dinyatakan dalam Jadual Ketiga Akta. Pembayaran duti setem boleh dibuat kepada Lembaga hasil Dalam Negeri dengan cara :

1. Wang tunai (jika duti atas sesuatu dokumen tidak melebihi RM100) atau
2. Setem Hasil (jika duti atas sesuatu dokumen tidak melebihi RM500) atau
3. Kiriman Wang, Cek Peguam atau Draf Bank di atas nama Pemungut Duti Setem dan hendaklah disertakan bersama-sama dengan surat cara yang berkenaan kepada pejabat setem secara serahan tangan atau melalui surat berdaftar.

6.         Penalti (duti setem)

Pada amnya, sesuatu dokumen hendaklah disetemkan dalam tempoh 30 hari dari tarikh ianya disempurnakan dalam Malaysia atau dalam tempoh 30 hari selepas ia diterima dalam Malaysia sekiranya ia disempurnakan di luar Malaysia.
Sekiranya ia tidak disetemkan dalam tempoh yang ditetapkan, penalti yang boleh dikenakan adalah seperti berikut;

1. RM25.00 atau 5% daripada duti yang berkurangan, yang mana lebih tinggi, sekiranya ia disetemkan dalam tempoh 3 bulan selepas masa untuk penyeteman;
2. RM50.00 atau 10% daripada duti yang berkurangan, yang mana lebih tinggi, sekiranya ia disetemkan selepas tempoh 3 bulan tetapi tidak lewat daripada 6 bulan selepas masa untuk penyeteman;
3. RM100.00 atau 20% daripada duti yang berkurangan, yang mana lebih tinggi, sekiranya ia disetemkan selepas 6 bulan selepas masa untuk penyeteman;

7.         Pelepasan duti setem

Pelepasan duti setem diperuntukan di bawah Seksyen 15 iaitu relief daripada duti setem dalam kes penubuhan semula atau penyatuan syarikat dan juga Seksyen 15A yang melibatkan relief daripada duti setem yang melibatkan kes pemindahan harta antara syarikat bersekutu. Di dalam pentadbiran tanah pelepasan atau pengurangan duti setem boleh dipohon oleh pihak yang terlibat melaui surat kepada Ketua Pengarah Hasil Dalam Negeri melalui Timbalan Pemungut Duti Setem (Pentadbir Tanah). Namun begitu, pendaftaran urusniaga berkenaan (pindahmilik, gadaian dan sebagainya) tidak didaftarkan selagi keputusan permohonan tersebut diperolehi dari Ketua Pengarah Hasil Dalam Negeri.

8.         Rujukan

Abdul Aziz Hussin AMN, DPA; LL.B(Hons); Dip.M.Mgmt.; MSc(Prjt.Mgmt.);

MMIM; Peguambela & peguamcara; MMAP, Pengseteman Kontak.

Ismail Omar, Prof, UTM, Pelaburan Hartanah, Dewan bahasa Dan Pustaka

Saidon b. M.Salim, INSTUN (2010) Urusniaga Dan Bukan Urusniaga DiBawah KTN Dan  Pendaftarannya, Nota Kursus Urusniaga, INSTUN (2010).

Salleh Buang, Prof (1993). “Undang-Undang Tanah di Malaysia”. Dewan Bahasa dan Pustaka. Kuala Lumpur.

Akta Kanun Tanah Negara (Pindaan) 2001. Akta A1104. Percetakan Nasional Berhad. Kuala Lumpur

Akta Setem 1949 (Akta 378), International Law Book Services

Laman sesawang Lembaga hasil Dalam Negeri, www.hasil.org.my

---